Stord rådhus. Foto: Stord kommune
- Annonse -
- Annonse -
- Annonse -

Arkivverket har funne svært mange avvik ved arkiveringa og journalføringa av post i Stord kommune. – Rutinesvikt over lang tid, vert det konkludert i rapporten.

I mai gjennomførte Arkivverket eit tilsyn i arkivet til Stord kommune.

Resultatet av tilsynet er slåande. Det vart gitt heile sju pålegg til kommunen.

Det vert vist til langvarig rutinesvikt, manglande og ikkje oppdaterte planar, manglande arkivansvar og manglande journalføring av offentleg post.

Tusenvis av dokument skjult for innbyggjarane

Heile 5762 dokument i arkivsystema til kommunen er ikkje blitt journalførte, og har difor aldri hamna på den kommunale postlista. Innbyggjarar eller pressa har difor aldri fått høve til å få innsyn i desse dokumenta.

– Stord kommune hadde ved tilsynet eit betydeleg tal ikkje ferdigstilte journalpostar av eldre dato. Med tanke på nivået på årleg dokumentproduksjon i sak-/arkivsystemet er dette høge tal, og eit teikn på rutinesvikt, står det i rapporten.

- Annonse -

Det vert vist til at dette er manglar som har pågått over lengre tid.

– Kommunen får ein omfattande jobb med å kvalitetssikre journalen, dette arbeidet blir meir krevande jo eldre dokumenta er, vert det slått fast.

Manglande ansvar

Arkivverket har også funne at Stord kommune manglar obligatorisk dokumentasjon knytt til arkivsystema, som kven som har ansvar for dei ulike arkivsystema og rutinar for desse.

Vidare er ikkje Stord kommune sin arkivplan oppdatert med omsyn til krava i forskriftene.

– Arkivplanen omtalar i liten grad arkiv i fageiningane og fagsystema. Det manglar arkivrutinar for einingane. Arkivplanen inneheld inga omtale av planar for bevaring. Det er ikkje tilstrekkelege rutinar for dokumentfangst.

Det kjem eller ikkje klart fram kven som har delegert ansvar for kommunen sitt arkiv.

Rådmann Magnus Mjør. Foto: Stord kommune

– Alt for høge tal

Rådmann i Stord kommune, Magnus Mjør, seier til Stord24 at dei tek pålegga alvorleg.

– Er tenkjer at denne gjennomgangen viser at me har ein del å følgje opp. Og det er noko me er i full gang med.

– Kva tenkjer du om at det er nesten 6000 dokument som aldri innbyggjarane har fått innsyn i?

– Eg tenkjer at det er alt for mykje. Det er eit for høgt tal. Me var klar over at det var eit etterslep, men dette er eit alt for høgt tal.

– Me skal vere ein open kommune, så dette må me følgje opp. Her må me sjå på rutinane våre.

Ny arkivleiar på plass

Mjør opplyser at Stord kommune nyleg har tilsett ein ny arkivleiar, Knut Bartnes, som vil jobbe saman med dagens leiar Elin Ravnskog fram til ho går av med pensjon.

– No har me fleire ressursar på arkiv, og den nye arkivleiaren er godt i med å følgje desse pålegga opp. Han er i gang med handlingsplanen som me må sende til Arkivverket, seier Mjør.

Stord kommune har fått frist til 1. september å lage handlingsplan som følgje av dei sju pålegga.

- Annonse -